Kategorizacija otpada obuhvaća određivanje svojstva, porijekla i mjesta nastanka otpada uzimajući u obzir sastav otpada i granične vrijednosti koncentracija opasnih tvari i opasna svojstva otpada, određivanje grupe, podgrupe i vrste otpada sukladno Katalogu otpada te određivanje otpada sukladno kategorizaciji za prekogranični promet otpadom. Odlučivanje u postupku kategorizacije otpada utječe na odabir načina sakupljanja, postupka recikliranja ili odabir između recikliranja i odlaganja. Može utjecati na stupanj uporabe sekundarnih sirovina. Razvrstavanje otpada kao opasnog za sobom povlači obveze označivanja i pakiranja, te razlike u pogledu dostupnih načina obrade. Kategorizacija je važna za vođenje podataka, npr. vođenje Očevidnika o nastanku i tijeku otpada.
Katalog otpada je propisan Pravilnikom o katalogu otpada, a sadrži upute za postupak kategorizacije, grupe, podgrupe i popis otpada. Popis otpada sadrži preko 800 vrsta otpada sistematiziranih u 20 grupa. Grupe u određene prema vrsti industrije/ procesa u kojem otpad nastaje ili prema vrsti otpadnih tvari/ predmeta.
Popis otpada čine: šesteroznamenkasti ključni broj koji označava vrstu otpada, Naziv otpada i Oznaka zapisa (naznaka mogućih karakterističnih opasnih svojstava). Prve dvije znamenke ključnog broja određuju pripadnost grupi, druge dvije znamenke određuju pripadnost podgrupi u koju je razvrstana ta vrsta otpada.
Otpad se razvrstava na način da se odredi ključni broj otpada čiji opis što točnije odražava svojstva otpada, vodeći računa o grupi i podgrupi, te postupku razvrstavanja.
Aplikacija KB omogućava pretraživanje prema uobičajenim opisima otpada i može biti od velike pomoći u postupku određivanja ispravnog ključnog broja.